Maximiser les activités de communication numériques dans le cadre d’un congrès

 w_0382Le congrès de la SCRP de Vancouver de juin 2009 a été très intéressant pour tout ce qui touche aux  RP2.0. J’ai participé à toutes les présentations de ce type. Je souhaite partager des suggestions avec tous ceux qui ont à organiser des congrès et qui souhaitent maximiser les retombées dans les médias sociaux. J’ai fait plusieurs observations qui m’ont inspirée des suggestions que je partage avec tous ceux qui organisent des événements.

Quelques suggestions

  • Assurez de négocier les services Internet sans fil avant de louer vos salles. Après, c’est plus difficile. Eh oui, il semble que cela ne va pas de soi de fournir des salles équipées d’accès Internet sans fil ou encore que le prix devient si élevé une fois que le contrat est signé que les organisateurs abandonnent.
  • Informez bien à l’avance les participants de l’existence de ce service sans fil dans le cadre de votre congrès ou de votre événement pour stimuler leur participation à titre de blogueur.
  • Assurez-vous d’avoir l’adresse courriel de vos congressistes et de les inscrire à votre blogue. En les informant à l’avance, ils pourront informer leur entourage et les stimuler à les suivre sur le blogue.
  • Lors de l’inscription des participants, demandez aux blogueurs de s’identifier. Vous pourrez ainsi les  accréditer et leur donner encore plus de services; vous pourrez aussi  les repérer, au besoin. Ils peuvent devenir importants tout comme les médias. S’il s’agit d’un événement d’envergure ou d’une certaine durée, évaluez la pertinence d’aménager un espace ou une salle des blogueurs avec l’équipement requis – table, chaises, branchements et café!
  • Négociez avec les conférenciers la mise en ligne de certains éléments. S’ils ne souhaitent pas publier l’intégralité de leur conférence, ils peuvent peut-être fournir un résumé ou un document sous forme de PowerPoint – ou à publier sur SlideShare. Si vos conférenciers ont un blogue, c’est le véhicule de diffusion qu’ils choisiront peut-être. Demandez-leur d’insérer les rétroliens appropriés vers vos plates-formes. Les microbloggeurs et les blogueurs pourront ainsi relayer les renseignements.
  • Recrutez des blogueurs officiels et faites-les connaître avant votre congrès à travers Twitter.
  • N’hésitez pas à ouvrir un Café Internet du Congrès et à 0ffrir, à proximité des salles de conférences des postes de travail que les congressistes pourront utiliser pour laisser des commentaires.
  • Laissez savoir aux congressistes qui souhaitent bloguer  que des renseignements (conférences, PowerPoint, bios)  seront mis en ligne sur votre site en temps réel.
  • Assurez-vous d’offrir un service Internet de type café Internet et d’afficher Tweetdeck sur un grand moniteur les discussions en cours dans les endroits où cela est approprié (zones pour le café, les pauses, etc.)
  • Dans le cas où plusieurs personnes manifestent leur intérêt à bloguer, organisez un breffage en ligne (webminar ou autre). Donnez-leur le maximum de renseignements (notes bios de vos conférenciers; liste des documents qui seront en ligne; rencontre privée avec certains conférenciers, etc.)
  • Faites connaître aux médias votre offensive. Ils vous suivront sur Twitter ou ailleurs. Prévoyez diffuser des communiqués adaptés au Web2.0.
  • Donnez des primeurs à vos blogueurs comme la liste de récipiendaires de prix et distinctions ou à tout le moins, informez-les des modalités de diffusion (date, heure, comment récupérer votre communiqué portant sur votre événement).
  • Réservez vos efforts aux blogueurs qui s’intéressent aux contenus et faites attention de ne pas pervertir le tout avec des blogues de type promotionnel (par exemple, promotion inappropriée de la partie exposition de votre congrès). Elle sera perçue comme inappropriée si elle n’apporte pas de valeur au contenu.
  • Estimez les retombées générées par vos blogueurs et ceux qui l’ont fait spontanément (vos congressistes).
  • Si le nombre le justifie, pensez à laisser un temps d’arrêt entre les conférences et les activités du soir, par exemple, de sorte que les blogueurs auront un peu le temps de souffler et surtout d’écrire.
  •  Monitorez ce qui se dit sur votre congrès en tout temps pour éviter les surprises.
  • Vous avez des suggestions ? Elles sont les bienvenues ! Des commentaires, des expériences à partager ?

3 réponses à “Maximiser les activités de communication numériques dans le cadre d’un congrès

  1. Intéressant, très intéressant. Tout est dit. J’ai le projet d’organiser un Salon en 2010, et comme je suis blogueur, je trouve tous vos conseils pertinents. Peut-être y ajouter un mini événement réservé aux blogueurs pour lancer le Congrès, échanger avec les blogueurs et leur permettre de se retrouver.

  2. Très intéressant en effet. J’ai entendu dire que la SQPRP avait lancé un compte Twitter pour le gala des Prix d’excellence. Je ne connais pas les retombées par rapport à cette initiative. Je vois aussi la demande par rapport à des accès WiFi pendant les événements. Il faut assurément qu’on y pense lors de notre planification. Organiser un événement strictement pour les blogueurs avant l’événement est aussi une bonne idée. Les blogueurs pour la plupart travaillent le jour donc il est bien de penser à des événements le soir. Les journalistes eux préfèrent le matin, mais… justement les blogueurs sont un tout autre public ! À ne pas oublier.

  3. Donna Papacosta est une des grandes expertes dans ce domaine, surtout au niveau de la baladiffusion. Je vous invite à visiter son blogue: http://trafcom.typepad.com/

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